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Rahmenbedingungen
Virtuelle Poststelle - Rahmenbedingungen zur elektronischen Kommunikation im Verwaltungsverfahren

Im Rahmen der Europäischen Dienstleistungsrichtlinie hat die Stadt Petershagen jetzt eine Virtuelle Poststelle (VPS) eingerichtet, über die rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente elektronisch an die Stadtverwaltung gesandt werden können.
Zur Nutzung dieses Dienstes benötigt der Heimanwender an seinem Computerarbeitsplatz ein marktübliches Kartenlesegerät und eine Signaturkarte eines autorisierten Anbieters.
Nach den verwaltungsrechtlichen Vorschriften (§ 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen - VwVfG NRW) ist die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren möglich, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Gemäß § 126a des Bürgerlichen Gesetzbuches gilt Entsprechendes im Privatrecht.
Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Verwaltung der Stadt Petershagen für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Stadtverwaltung Petershagen im Sinne des § 3 a VwVfG NRW ist seit Mai 2010 eröffnet.
Spezialgesetzliche Verfahrensvorschriften bleiben unberührt.

Rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente können über die Virtuelle Poststelle elektronisch an die Stadt Petershagen, und zwar ausschließlich an die E-Mail-Adresse poststelle@vps.petershagen.de übermittelt werden.

Die für viele Behördenvorgänge benötigte eigenhändige Unterschrift wird hierbei durch die qualifizierte elektronische Signatur ersetzt (zum Signaturverfahren und zum Schriftformerfordernis siehe unten unter „Signatur“).

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie verschlüsselte Nachrichten an uns senden (zum Verschlüsselungsverfahren siehe unten unter „Verschlüsselung“).

Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Stadt Petershagen versenden, so beachten Sie bitte, dass die Stadt nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen nutzen kann.
Folgende Dateiformate können bearbeitet werden:

• Adobe Acrobat bis Version 8 (.pdf)
• Rich Text Format (.rtf)
• Textdateien im Format ASC II (.txt)
• Microsoft Word bis Version 2003 (.doc)
• Microsoft Excel bis Version 2003 (.xls)
• Microsoft Powerpoint bis Version 2003 (.ppt, .pps)
• Joint Picture Export Group (.jpg oder .jpeg)
• Bilddateien im Tagged Image File Format (.tif)

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Stadt Petershagen zulässig. Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, so kann Ihre E-Mail nicht bearbeitet werden.

Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 30 MB begrenzt, größere werden automatisch abgelehnt.

Ist Ihre E-Mail nicht zu verarbeiten, werden Sie schnellstmöglich darüber informiert. Dieser Fall kann beispielsweise durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.
Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Petershagen und ausdrücklich nicht für Verweise auf Angebote von Dritten wie beispielsweise anderen Behörden oder Institutionen.
Für weitere Informationen im Zusammenhang mit der rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation siehe auch die homepage des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnologie.
Signatur
Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann in vielen Fällen durch die so genannte „elektronische Form" ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen sein muss. Die Stadt Petershagen kann zurzeit Signaturen folgender Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) auf Echtheit und Gültigkeit prüfen:

• Deutsche Telekom AG, Produktzentrum Telesec
• Bundesnotarkammer
• DATEV eG Zertifizierungsstelle
• D-Trust GmbH (einschl. Chamber-Sign und Secoda)
• TC Trust Center GmbH
• DGB Deutsches Gesundheitsnetz Service GmbH
• Deutscher Sparkassenverlag GmbH, Geschäftsfeld S-Trust
Wir bitten um Verständnis, dass wir derzeit Signaturen anderer Anbieter nicht prüfen können. Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt.
Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, bitten wir Sie, auf die papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen.
Verschlüsselung
Folgende Verschlüsselungsverfahren werden seitens der Stadt Petershagen unterstützt:

S/MIME

Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten „Öffentlichen Schlüssel“. Den öffentlichen Schlüssel der Stadt Petershagen für das Postfach der Virtuellen Poststelle stellen wir Ihnen hier zum Download zur Verfügung.

Installieren Sie diese Datei bitte in den Zertifikatsspeicher Ihres E-Mail Programms, um verschlüsselt mit der Stadt Petershagen E-Mails austauschen zu können. Bitte beachten Sie, dass die Übermittlung der Daten nur dann verschlüsselt erfolgt, wenn Sie ebenfalls über ein Zertifikat zur Verschlüsselung Ihrer E-Mail-Kommunikation verfügen.
Ihr öffentlicher Schlüssel wird automatisch an die Stadt Petershagen übermittelt, wenn Sie selbst über ein Zertifikat zur E-Mail-Verschlüsselung verfügen, dieses in Ihrem E-Mail Programm installiert haben und nach Import des öffentlichen Schlüssels der Stadt Petershagen in Ihr E-Mail-Programm die Verschlüsselung einer E-Mail an die Adresse

public poststelle@vps.petershagen.de auswählen.

Die Stadt Petershagen verwaltet (speichert) Ihren öffentlichen Schlüssel in einem zentralen Zertifikatsspeicher. Sie erhalten dann automatisch ebenfalls verschlüsselte E-Mails an die von Ihnen angegebene Zugangsadresse (Ihre E-Mail-Adresse). Sie eröffnen hiermit für die Stadt Petershagen konkludent einen elektronischen Zugang für die rechtsverbindliche Kommunikation mit Ihnen (Beispiel: zur Bekanntgabe von Verwaltungsentscheidungen = Bescheiden). Sie können diese Zugangseröffnung jederzeit formlos gegenüber der Stadt Petershagen widerrufen beziehungsweise einen neuen Zugangsweg wie beispielsweise an eine andere E-Mail Adresse oder per Briefpost eröffnen.
Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens der Stadt über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.